1. Общее положение

      1.1.  Архив Каменского района входит в состав аппарата Администрации Каменского района, расположен по адресу: 347850, ул. Вокзальная, №212 пос. Глубокий, Каменского района, Ростовской области (тел. 8-863-65-95-042).

        1.2. Архив Каменского района создан для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела  на территории  района;  для  сбора, хранения учета и использования документов  Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к истории района.

      В соответствии с законодательством Российской Федерации и правовыми актами Ростовской области архив Каменского района (далее Архив) взаимодействует с Комитетом по управлению архивным делом Администрации Ростовской области (далее по тексту Комитет), входит в систему Федеральной архивной службы России (Росархив) и осуществляет отдельные государственные полномочия в области архивного дела.

      1.3. Архив  является структурным подразделением Администрации Каменского района без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации Каменского района в установленном порядке, имеет угловой штамп.

       1.4. Правовую основу деятельности Архива составляют Конституция Российской Федерации, Федеральные законы, Указы Президента Российской Федерации, нормативно-правовые акты Федеральной архивной службы России, законодательные и иные правовые акты Ростовской области, приказы и инструкции Комитета, а также настоящее Положение.

       1.5. Штатная численность должностей муниципальных служащих - работников Архива - устанавливается Главой Каменского района.

 

2. Состав документов Архива

       В состав документов Архива входят:

       2.1. Архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации:

       - образовавшиеся в деятельности районных органов государственной власти; государственных учреждений, организаций и предприятий; общественных организаций до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях;

       - действующих на территории Каменского района органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;  суда и прокуратуры; территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

       - документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей города, поступившие в муниципальную собственность.

       2.2. Архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда Ростовской области:

       - находящиеся в собственности негосударственных объединений  (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности , других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, отделений общественных объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов, расположенных на территории района, и физических лиц, поступающие на хранение на основе соглашений (договоров)  между собственниками документов и Архивом района.

        Примечание:

       Решение вопросов хранения, комплектования, учета  и использования архивных фондов, находящихся на территории области и являющихся федеральной, государственной, областной собственностью, а также о передаче права собственности  на эти фонды определяется правовыми актами Росархива.

       2.3. Личные дела,  поступающие из муниципального архива документов по личному составу.

       2.4. Копии фотодокументов (позитивы), отражающие прошлое и настоящее района.

     2.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие архивные фонды (газеты, ведомственные и телефонные справочники, краеведческие буклеты, брошюры, афиши, плакаты, листовки, агитационные материалы и др).

      2.6. Учетные документы, архивные справочники и др. материалы, раскрывающие состав и содержание архивных документов и необходимые для практической работы по организации и использованию документов.

     2.7. Архив может хранить на договорной основе  документы постоянного хранения, не предусмотренные данным Положением, на условиях, оговоренных сторонами.

 

3. Основные функции  Архива

       3.1. Основными функциями Архива являются:-

       - хранение, обеспечение сохранности документов Архивного фонда  Российской Федерации  и их государственный учет;

       - комплектование Архива документами Архивного фонда Российской Федерации;

      - организационно-методическое руководство деятельностью муниципальногоархива документов по личному составу, ведомственных архивов и организацией документов в  делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений района;

       - содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

       - информационное обеспечение органов местного самоуправления;

       - использование документов по запросам юридических и физических лиц.

 

 

 4. Основные задачи Архива

     Архив в соответствии в соответствии со своими функциями решает следующие

задачи:

      4.1. Осуществляет хранение и  учет документов , представляет в Комитет для Централизованного учета документов Архивного фонда Российской

Федерации по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и по обеспечению их физической  сохранности.

     4.2. Разрабатывает и по согласованию с Комитетом  представляет на утверждение Администрации Каменского района список учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение в установленном порядке, принимает меры по пополнению архивного фонда Российской Федерации документами, находящимися в собственности негосударственных организаций.

     4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов,  хранящимся в Архиве.

   4.4. Осуществляет организационно - методическое руководство  муниципальным архивом документов по личному составу и ведомственными архивами,  рассматривает вопросы  организации документов в делопроизводстве учреждений  - источников комплектования и на основе соглашений (договоров) – негосударственных организаций и предприятий;

       - учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к  государственной, областной собственности, ведет пофондовый и статистический учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах.

    4.5. Проводит мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, экспертных комиссий учреждений – источников комплектования Архива.

    4.6. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах,

экспертных комиссия; номенклатуру дел учреждений – источников комплектования.

    4.7. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу  учреждений, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

   4.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного использования  содержащейся в них информации.

   4.9. Информирует органы местного самоуправления и учреждения о составе

и содержании документов  Архива Каменского района по актуальной тематике, выполняет их запросы.

   4.10. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении в периодической печати , в установленном порядке  предоставляет  документы учреждениям и гражданам  с целью их научного и практического  использования; осуществляет

своевременное и правильное рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам , относящимся к компетенции  районного Архива, выдает в установленном порядке предприятиям, учреждениям, организациям, гражданам Российской Федерации, а также иностранным гражданам  справки социально-правового характера, копии, выписки из документов, хранящихся в районном Архиве.

   4.11. Проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Ростовской области, правовых актов органов местного самоуправления  района по

архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

   4.12. Информирует Администрацию Каменского района, Комитет о фактах утраты, порчи,  незаконного уничтожения  документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

   4.13. Вносит на рассмотрение Администрации Каменского района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве, по совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве  учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов

документов  по архивному делу и делопроизводству.

     4.14. Архив решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с Администрацией Каменского района, самостоятельными структурными  подразделениями Администрации Каменского района, муниципальным архивом документов по личному составу, общественностью района, Комитетом.

 

5. Обеспечение деятельности Архива

      5.1. Архив для осуществления возложенных на него задач имеет право:

     5.1.1. Запрашивать и получать  в установленном порядке  от учреждений  необходимые сведения о работе  и состоянии ведомственных архивов  и организации  документов в делопроизводстве.

        5.1.2. Проверять ведомственные архивы и  обследовать состояние архивных фондов  и организацию  документов в делопроизводстве  учреждений района, независимо от их  ведомственной подчиненности.

         5.1.3. Информировать руководство учреждений о выявленных недостатках в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве ,

 

давать в пределах своей компетенции  обязательные для исполнения указания по их устранению.

       5.1.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях проводимых Администрацией Каменского района, ее структурными подразделениями  по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов.

         5.1.5. По поручению Комитета и Администрации проверять работу муниципального архива документов по личному составу.

         5.1.6. Ставить перед Администрацией Каменского района  и правоохранительными органами вопрос о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности  к уголовной, административной или иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными или иными правовыми актами Области, ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

      5.2. Материально-техническое обеспечение деятельности Архива   (предоставление помещений, отвечающих требованиям длительного хранения документов, их оплата, техническое оснащение и оборудование хранилищ, обеспечения средствами хранения документов, обеспечение мебелью, средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями, транспортом, телефонной связью) осуществляет Администрация Каменского района.

     5.3. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива в вопросах архивного дела осуществляет орган исполнительной государственной власти области – Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области.

 

6. Руководство  Архивом

      6.1. Районный Архив возглавляет специалист - заведующий Архивом Каменского района, который назначается на должность и освобождается от должности Главой Каменского района.

       6.2. Заведующий Архивом по организационным вопросам  подчиняется управляющему делами Администрации Каменского района.

       6.3. Специалист – заведующий  Архивом несет:

       - персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив  задач с учетом прав, предоставленных ему  настоящим положением, за сохранение  государственной, служебной, коммерческой или иной, охраняемой законом тайны, при осуществлении своих  должностных полномочий в работе с документами

       - обеспечивает соблюдение охранного  и противопожарного режимов

       - решает вопросы выдачи документов  учреждениям во временное пользование  и для работы исследователей в помещении районного  Архива.

       6.4. Деятельность Архива организуется в соответствии с системой  планово-отчетной  документации Росархива на основе годового плана, согласованного с Комитетом и утвержденного Администрацией Каменского района.